La Douille #30 – Logiciels et angoisses nocturnes
Logiciels, contrats et prestataires
Bienvenue dans le trentième épisode de La Douille, la newsletter qui raconte au monde le droit des affaires.
Volkane, c’est le cabinet en droit des affaires qui propose des solutions juridiques sans jargon et actionnables immédiatement.
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Saviez-vous que les logiciels sont l’une des premières causes de conflit entre associés ? On vous en parlait déjà dans l’épisode 15.
C’est ce qui nous pousse à lancer une offre « Pacte & Code » à destination des associés (ou futurs associés) qui veulent sécuriser leur IT.
Si vous ne voulez pas laisser un conflit sur les logiciels compromettre votre entreprise et que vous voulez mieux valoriser votre société, cliquez sur le formulaire ici pour être tenu informé du lancement de notre offre.
Place à l’épisode du jour.
Eulalie a cofondé en 2017 une entreprise qui tourne avec deux logiciels majeurs :
Un logiciel en SaaS pour la gestion des clients et des leads (avec plus de 15.000 nouveaux leads par mois). Ce CRM permet de centraliser toutes les informations relatives à la partie sales/commerciale.
Un logiciel sur mesure pour leur cœur d’activité : une plateforme d’analyse de données, conçue spécifiquement pour leur secteur. Ce logiciel a été développé initialement par un prestataire externe, qui gère encore les mises à jour critiques et les fonctionnalités avancées. Cependant, l’équipe de dev en interne
ss’est étoffée avec pour objectif de reprendre à terme une plus grande partie de la gestion.
Quelques définitions s’imposent pour ne perdre personne :
- Un SaaS (Software as a Service) est un logiciel standard, accessible en ligne, qui est conçu pour répondre aux besoins d’un grand nombre d’utilisateurs. Vous payez généralement un abonnement pour l’utiliser (ex. : hubspot, ). Vous ne possédez pas le logiciel, mais vous l’utilisez selon les termes du fournisseur.
- Une Solution sur mesure : C'est un logiciel spécialement conçu pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Il est développé sur mesure pour votre entreprise.
Eulalie a deux grandes angoisses dans la vie : (i) qu’une cyberattaque frappe son entreprise, et (ii) que l’entreprise soit trop dépendante de ses prestataires informatiques, au point de perdre le contrôle en cas de problème avec eux.
Quand elle se lève du mauvais pied, c’est fréquent qu’elle débarque dans le bureau de Gontran, son juriste, pour lui faire répéter 10 fois qu’il a bien tout anticipé, car selon ses mots, « il est hors de question qu’une erreur d’incompétence nous mette dans un pétrin monumental ».
Si vous étiez Gontran, voici ce qu’on vous souhaite d’avoir anticipé :
Risque n°1 : Votre prestataire fait le mort :
Si votre prestataire disparaît soudainement, la meilleure (voire la seule ?) option c’est d’avoir tout prévu en amont :
Lorsque la solution est développée sur mesure pour votre entreprise : prévoyez une obligation contractuelle pour que votre prestataire synchronise régulièrement le code source dans un repository (comme GitHub ou GitLab) sous le contrôle de votre entreprise. Ainsi, si votre prestataire disparaît, vous aurez toutes les ressources nécessaires pour reprendre le projet sans repartir de zéro.
Si c’est un logiciel SaaS : les données que vous avez intégrées ou générées depuis ce SaaS sont cruciales. Vérifiez qu’elles peuvent être téléchargées à tout moment dans un format exploitable, sans dépendre de votre prestataire, et faites inscrire cette obligation dans le contrat. Surtout, testez cette fonctionnalité avant de signer le contrat.
Risque n°2 : Vous voulez changer de prestataire :
Changer de prestataire, c’est toujours délicat et ça perturbe les équipes.
Ces points pourront vous sauver dans quelques années (ou mois) :
Prévoir une clause de transfert des connaissances : Dès le départ, exigez que le prestataire fournisse une documentation complète et claire : guides techniques, manuels d’utilisation, et explications détaillées. Faites contractualiser l’obligation de vous les remettre et leur mise à jour régulière.
Imposer une obligation d’assistance : Ne soyez pas dupe, il y aura toujours des imprévus si vous migrez de prestataire. Inscrivez dans le contrat une obligation pour l’ancien prestataire de vous accompagner pendant la transition, et anticipez les conditions de cette assistance.
Il n’y a plus qu’à vérifier les contrats et à aller au front pour négocier ces clauses avec les prestataires.
Good luck Gontran !
Des news de VOLKANE (et sa team) :
C’est la trentième fois qu’on clique sur le bouton « envoyer », après avoir fêté notre première bougie. Vous êtes bientôt 2000 à nous lire et nous voulons mieux vous connaitre.
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Stay tuned,